合思·易快报马春荃对话北大教授陈钟：电子会计档案重在数据的深度运用

面对充满不确定的时代,未来财务人应当如何应对?合思·易快报打造了一款面向财务人群的直播栏目——CFO领创空间,“让一部分财务人先触及未来”。11月23日,合思·易快报创始人兼CEO马春荃对话北大计算机学院教授、元宇宙技术研究所所长陈钟,针对当下热议的无纸化管理、电子会计档案、“全电发票”以及区块链技术应用等话题,深入探讨《新旧交替下,企业财务数字化转型如何穿越周期?》,全面揭示企业财务数字化变革路径,提升企业财务管理水平。

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推进无纸化管理,必须解决电子发票入账标准及合规

今年9月,国务院办公厅发布《关于进一步优化营商环境降低市场主体制度性交易成本的意见》文件(以下简称“国办30号文件”),明确要求,2022年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等,由财政部、人民银行、税务总局、国家档案局等国务院相关部门及各地区按职责分工负责。

作为财政部会计信息化专家委员会成员,陈钟认为,国办30号文件旨在改善营商环境,尤其是在疫情反复的情况下,企业经营遇到较大挑战,如何通过制定更适合的调控政策,切实帮助市场主体度过这一艰难时期。现阶段,企业开启财务数字化转型,既是大势所趋,也是降本增效的内在诉求。而推进电子发票无纸化管理,就必须先解决电子票据直接入账的标准与合规性等问题,财政部会计司主导电子发票直接入账,其源头的发票已经被电子化。

作为国内领先SaaS费控报销服务商,合思·易快报致力于为财务人员提供高效的解决方案,推动电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等应用型产品研发,也参与到全国多个无纸化项目试点并顺利通过验收。在马春荃看来,“从‘有纸’到‘无纸’的过渡企业与财务都需要一个心理的适应期,国办30号文件从政策层面加速了全社会无纸化进程,而电子票据的标准与合规性可以按照最新会计准则的预设逻辑规则,利用信息技术手段高效解析、匹配实现。当下,绝大多数企业的业务系统与财务系统仍处在割裂阶段,如何将解析出来的数据辅助企业管理决策,实现业财融合的差距依旧很大。”

“不同行业的产业数字化程度直接影响业财融合效果,尤其是传统行业很多工作还停留在手工阶段,国家鼓励这类企业数字化转型升级,旨在利用业财融合实现整个产业的提质增效。”陈钟还表示,“近年来,国家大力提倡发展数字经济,业财融合就是企业内部信息化的一个过程,让企业上云、规模化服务,是一种低成本高效率的公共且高效的业态融合服务。”

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电子会计档案,让企业效率大幅提升

现阶段,企业财务数字化转型处在加速阶段,会计数据正成为企业经营的核心资源。会计档案本身记录企业经济业务事项的各类数据,但是纸质会计档案难以发挥出数据的价值,也无法更好承接企业数字化转型的成果。

“随案生成、深度运用,是‘十四五’规划中最高法对电子卷宗的八字总结。过去,我们将纸质档案归档后放入仓库就很少用它,人工查询也非常不方便。”陈钟谈到,“此外,纸质发票的存档是一个很大的负担,它保存时间长、占据空间大,如果把纸质票据变成电子化的存档,将能节省不少的物理空间与管理成本。尽管当前我们仍采用双轨双套管理,但是随着全面电子化比例提升,先行企业具备转向单轨套制的基础,企业效率也会得到大幅度提升。”

马春荃认为,“电子会计档案是一个企业推动全面数字化的核心抓手和落脚点,过去没有信息化的时代,财务是公司的首席数据官。但有了信息化后,财务面对的不同系统的数据源,重新整理加工,集成到一个大的中台上,实现财务对业务的赋能。”

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区块链技术如何赋能电子会计档案?

“区块链在会计学意义上是一次颠覆性创新,它是一个分布式账本技术,大家都可以参与记账,共同维护的一个一致性账本。当然,区块链技术既可以把一个复杂的规则记在账本上,同时他每次记上去的块也是不可篡改的。”陈钟还表示,“尽管区块链在商业活动中记录交易转移记账比较成熟,但是它真正说替代我们现在的会计记账还有一定的距离。”

马春荃也认为,“现阶段,电子会计档案确实遇到了真实有效的问题,而引入区块链技术能有效解决。假设我们通过区块链做到数字孪生,一旦物理空间事件发生变化,数字虚拟空间也发生同步改变,这样企业的经营行为更加真实、数据更加及时。”

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全电发票验真不再是难题

今年,“全电发票”开票与受票试点得到大范围推广,关于“全电发票”的会计处理也牵动着每个会计人、其中,企业接收到全电发票后,如何验真、查重等问题成为热议话题。

陈钟表示,“电子发票的设计原理基于一套自验证真伪性的体系,这套体系在执行过程当中大家需要逐渐习惯。习惯以后,验证本身的方式可以多种多样,通过技术手段深度合成各种各样的验证工具,但它背后对应着同一套密码。”

“眼见不一定为实,验证的背后需要建立一条信任的纽带,它可以是由公信力组织或机构背书,证明它没问题并达成一种公知。”马春荃解释道,“当公知形成,我们从虚拟世界把XBIL文件的一串数字字符解析成肉眼可见的信息,例如一张发票解析后可能没有固定版式文件,但它承载的消费信息、税收信息,都以数字化展现出来。这时,我们不再纠结全电发票的真伪性,更应关注数字信息的深度应用”

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从“双轨+双套”迈向“单轨+单套”,企业如何穿越周期?

现阶段,很多企业会采用‘双轨制+双套制’方式,这是最常见的,也最暗藏风险。双轨制之下,文件运行状态是线上线下流程并存的,在线上走完信息化流程之后,线下又打印出一套,降本增效无从谈起。

“单轨制实现并不容易,但单套制可能来得更快。如果是电子文件原文件存档不再需要打印,随着电子发票、电子银行流水回单、电子合同、电子凭证等普及与无纸化政策更加明确,档案里90%以上的原始文件都是数字化,不用再去耗费大量的纸张和物理空间去存储,工作效率得到提升,成本也随之降低。”马春荃表示。

陈钟也认为,“现在已经有7类票据列入到电子票据,可以直接入账。在2021年全国两会上,碳达峰碳中和被首次写入《政府工作报告》,全面无纸化是大势所趋,接下来更多回单、凭证会被数字化、电子化,纸质单据逐渐全面退出舞台,且这一趋势会越来越快。”

整体而言,单轨制+单套制解决方案,彻底打破了“双轨制+双套制”的弊端。作为电子会计档案全生命周期的专属管家,合思·易会档推行电子文件“单轨制+单套制”,并通过这一路径实现电子会计档案的核心应用价值——会计档案不打印。在合思·易会档在企业内部全面落地后,电子文件、纸质文件将全部实行电子归档,仅保留纸质原文件及少量的具有永久保存价值的电子会计档案纸质打印件,作为备查,助力企业穿越传统档案管理方式到电子会计档案全面管理的过渡期。

理论离不开实践,接下来CFO领创空间将邀请最佳实践客户首颐医疗集团CFO章睿、合思·易会档负责人柴晓男与资深顾问颜思洁,深度探究《财务档案数智化探索之路》与《新规下的电子会计档案建设指南参考及方案拆解》,欢迎持续关注更多精彩直播内容。